شیوه درست نوشتن نامه اداری به انگلیسی بسیار مهم می باشد. برای برقراری ارتباط به صورت حرفه ای و رسمی نیاز به یادگیری نوشتن نامه اداری است. این نوع از نامه ها شامل اطلاعات مفید مربوط به مسائل مرتبط با کسب و کار و اهداف آن می باشد. مطمئنا یک کسب و کار خوب از طریق ارتباطات موثر و حفظ این روابط محقق خواهد شد. اکثر نامه های اداری به صورت تایپی،‌ فرمت ساده در مفهوم، با زبانی ساده و سر راست در بیان نوشته می شوند. یک نامه اداری به انگلیسی همواره شامل تاریخ،‌ اطلاعاتی از فرستنده و گیرنده و چند پاراگراف اصلی است. در ادامه با مراحل نوشتن نامه اداری به زبان انگلیسی و جزئیات آن آشنا خواهید شد.

شروع نامه اداری به زبان انگلیسی چطور باید باشد؟

برای نوشتن نامه اداری به زبان انگلیسی باید بدانیم در ابتدا باید به چه مواردی اشاره نماییم و چگونه باید آن را آغاز کنیم این موضوع برای نوشتن نامه اداری انگلیسی به یک شرکت بسیار اهمیت دارد. فرمت نامه اداری انگلیسی بسیار مهم می باشد و در تاثیرگذاری نامه اهمیت دارد. مکاتبات اداری به انگلیسی نقشی اساسی در پیش برد بهتر کسب و کار شما با شرکت های مختلف برای برقراری بهتر روابط خواهد داشت.

۱. فرمت نامه انگلیسی

فارغ از محتوای نامه اداری، استانداردهایی باید در نامه های اداری رعایت شود. نامه های اداری باید به صورت تایپی و مختصر به صورت محافظه کارانه و همراه با فونت ساده و رایج مانند Helvetica، Myriad، Times New Roman باشد. استفاده از پاراگراف بندی بلوکی به این صورت که فاصله هر پاراگراف به اندازه دو بار زدن دکمه enter باید رعایت شود. در شروع پاراگراف ها از فاصله گذاری سر خط استفاده نشود. برای حاشیه بندی در تمامی طرف های نامه از اندازه حاشیه به میزان ۱ اینچ استفاده شود. در مورد نامه های اداری ایمیلی نیز باید فونت به صورت رایج انتخاب شود و از رنگ های دیگر غیر از سیاه در نوشتن استفاده نکنید.

یک نکته مهم در مورد نامه های اداری که باعث می شود اعتبار زیادی به نامه بدهد استفاده از سربرگ اداری به انگلیسی است که شامل اسم شرکت و یا موسسه همراه با لوگو شرکت می باشد. بهتر است این سربرگ بر روی تمامی برگه های نامه حضور داشته باشد. شماره نامه به انگلیسی نیز بهتر است نوشته شود.

۲. بیان اطلاعات شرکت

در ابتدای نامه باید اطلاعاتی شامل اسم و آدرس شرکت بیان شود که هر کدام در سطری جداگانه نوشته می شود. اگر شما یک فرد با کسب و کاری از خود هستید اسم خود را یا در محل اسم شرکت یا جداگانه در بالای اسم شرکت درج نمایید.

در صورتی که یک سربرگ اختصاصی دارید می توانید از آن به جای نوشتن اسم و آدرس شرکت استفاده نمایید.

برای نوشتن آدرس باید آن را در سمت چپ بالا نامه قرار دهید.

اگر نامه را می خواهید به کشورهای دیگر ارسال نمایید بهتر است نام کشور را به صورت حروف بزرگ بنویسید.

۳. ذکر تاریخ در نامه

در نامه اداری نوشتن کامل تاریخ نشان از حرفه ای و رسمی بودن نامه دارد و بسیار مهم است. به عنوان مثال تاریخ می تواند به دو صورت

November 1, 2020

یا

1 November 2020

نوشته شود. تاریخ باید در سمت چپ چند خط پایین تر از آدرس فرستنده نامه قرار گیرد.

اگر نامه را در چندین روز نوشته اید باید تاریخ روز اتمام نامه را به عنوان تاریخ نامه انتخاب نمایید.

۴. نوشتن اطلاعات گیرنده نامه

در این قسمت باید نام کامل گیرنده نامه درج شود و در صورت امکان به عنوان نامه نیز اشاره شود. نام شرکت و آدرس آن نیز باید ذکر گردد و همه این موارد باید به ترتیب گفته شده لیست شوند. همچنین هر کدام از این اطلاعات باید در خط جداگانه ای نوشته شوند. اگر نیاز بود باید شماره مرجع نامه نیز آورده شود. اطلاعات گیرنده نیز باید در سمت چپ چند خط پایین تر از تاریخ نوشته شود. بهتر است در نامه به یک فرد خاص به عنوان گیرنده برای دریافت نامه اشاره شود. در این حالت همان شخص به صورت مشخص پاسخگوی نامه شما خواهد بود. اگر در مواقعی اسم شخص مورد نظر را نمی دانستید کمی تحقیق کنید با شرکت مورد نظر تماس گرفته تا اطلاعاتی از شخص مورد نظر مثل اسم و مسئولیت آن بدست آورید.

۵. انتخاب یک سلام و احوالپرسی مناسب برای شروع نامه

برای شروع نامه انتخاب یک جمله مناسب به عنوان سلام و احوالپرسی رسمی بسیار حائز اهمیت است. و انتخاب مدل مناسب بستگی به این موضوع دارد که آیا شما فرد گیرنده نامه را می شناسید یا خیر، و اینکه تا چه حدی با فرد مورد نظر صمیمی هستید و رسمی بودن موضوع تا چه میزان است. برای این موضوع می توانید به موارد زیر توجه نمایید.

از جمله To Whom It May Concern تنها در مواقعی می توان استفاده کرد که فرستنده نامه را به هیچ عنوان نمی شناسید و نمی دانید گیرنده نامه چه فردی است.

اگر اسم فرد گیرنده نامه را نمی دانید بهتر است از Dear Sir/Madam استفاده نمایید.

همچنین استفاده از جایگاه شغلی و نام خانوادگی گیرنده نیز به صورت Dear Dr. Smith بلامانع است.

اگر شخص گیرنده نامه را نمی شناسید اما از این موضوع اطمینان دارید که می توانید با او به صورت غیررسمی ارتباط برقرار کرد می توانید از نام شخص استفاده کنید مانند Dear Jack.

اگر از جنسیت فرد گیرنده نامه مطمئن نیستید، بهتر است اسم کامل فرد را درج نمایید مانند Dear Jack Smith.

در پایان عبارت سلام و احوالپرسی حتما از نقطه و یا کاما استفاده نمایید.

بدنه اصلی نامه اداری به زبان انگلیسی

در این بخش به قسمت میانی ننوشتن نامه اداری به انگلیسی پرداخته شده است و چگونگی بیان موضوع و پایان بندی آن با استفاده از کلمات و جملات موثر بررسی شده است.

۱. لحن درست بیان نامه

همانطور که می دانید وقت طلاست در نتیجه اکثر افراد در کسب و کار از اتلاف زمان متنفر هستند. لحن نامه شما باید به صورت مختصر و حرفه ای باشد. نامه اداری باید به صورت سریع براساس بخش های مختلف به موضوع اصلی اشاره کرده و نقطه نظرات شما باید در اولین پاراگراف بیان شود. به عنوان مثال شما همواره می توانید با جمله

I am writing to you regarding…

متن خود را آغاز نمایید.

در نوشتن متن، خود را با استفاده از کلمات سخت و پیچیده اذیت نکنید. مفهوم نامه شما باید به صورت کامل قابل فهم و ساده بیان شود. در متن نامه سعی کنید به صورتی صحبت کنید تا طرف مقابل شما متقاعد شود و نظر و فکر خود را نسبت به مسئله و مشکل شما تغییر دهد و به آن توجه نماید.

۲. استفاده از ضمایر شخصی

در متن نامه استفاده از ضمایری چون I ، We ، و You بلامانع است. به این شکل که برای اشاره به خود از I و برای طرف مقابل از You استفاده نمایید.
اگر نامه را از طرف یک شرکت می نویسید در زمانی که می خواهید در مورد نقطه نظرات شرکت صحبت کنید بهتر است از We استفاده نمایید تا خواننده نامه متوجه شود که شرکت یا موسسه پشتیبان صحبت های شما است. اما اگر می خواهید نقطه نظر خود را بیان کنید از I استفاده نمایید.

۳. واضح و مختصر بنویسید

در زمان نوشتن متن نامه باید به صورتی متن را بنویسید تا خواننده نامه دقیقا متوجه منظور شما شود. معمولا نامه هایی که بیانی واضح دارند خواننده نامه خیلی سریع جواب نامه را خواهد داد. به خصوص اگر شما نیاز به یک نتیجه و عکس العمل در قبال نامه خود می باشید آن را به صورت کامل و واضح بیان کنید. و نیز جایگاه خود را در صورت امکان کمی توضیح دهید.

۴. جمله بندی خود را به صورت معلوم (Active Voice) بکار ببرید نه مجهول

زمانی که در حال توضیح یک موقعیت و یا درخواست یک موضوع هستید از جملات معلوم استفاده نمایید. جملات مجهول (Passive Voice) می تواند باعث ابهام در بیان شود. بعلاوه، جملات معلوم بیشتر از جملات مجهول به موضوع مورد نظر اشاره می کند. به عنوان مثال داریم:

Passive: The sunglasses are not designed or manufactured with attention to their durability.
Active: Your company designs and manufactures sunglasses without attention to their durability.

همانطور که مشاهده می نمایید جمله معلوم بسیار واضح تر موضوع را بیان کرده است.

۵. در صورت امکان از لحن مکالمه محور استفاده نکنید

معمولا نامه ها به صورت فرد به فرد نوشته می شوند. در این حالت بهتر است از فرم های طراحی شده برای نامه ها استفاده ننمایید. شما نمی توانید یک رابطه را با نامه های از پیش طراحی شده مشخص، بسازید. اما، دوری از زبان محاوره‌ای و عامیانه مانند you know، I mean، و یا wanna بهتر است. لحن نامه اداری باید به صورت رسمی اما کمی دوستانه و ساده باشد.

در صورتی که گیرنده را می شناسید مشکلی ندارد اگر یک خط دوستانه بنویسید و برای او آرزوی موفقیت کنید. با استفاده از حس قضاوت خود مشخص کنید که تا چه میزان می خواهید در مورد مسائل شخصی صحبت نمایید. برخی مواقع استفاده از یک سرخط خنده دار می تواند برای برقرای ارتباط مفید باشد. اما، در نظر گرفتن تمامی جوانب احتیاط بسیار مهم است.

۶. لحن مودبانه داشته باشید

حتی اگر در نامه خود برای اعتراض به موضوعی نامه را می نویسید باید لحن مودبانه داشته باشید. در نظر گرفتن جایگاه شغلی فردی که به او نامه را می نویسید مهم می باشد و پیشنهاد کنید هر کاری در مورد موضوع می توانید با ذکر دلایل انجام خواهید داد. به عنوان مثال :

یک نامه شکایتی غیر مودبانه

I think your sunglasses are awful and I am never buying them again

یک نامه شکایتی مودبانه

I am disappointed with the construction of your sunglasses, and I plan to take my business elsewhere in the future.

۷. جمع بندی نامه

در پاراگراف آخر، به خلاصه نویسی در مورد نکات و برنامه های مورد نظر خود و موارد آن بپردازید و یا انتظارات خود را از گیرنده نامه بیان نمایید. همچنین اشاره کنید به اینکه گیرنده می تواند با طرح سوال و نگرانی های خود با شما ارتباط داشته باشد و از توجه آن ها نسبت به نامه خود تشکر نمایید.

پایان بندی نامه اداری به زبان انگلیسی

برای خاتمه دادن به نامه خود نیاز به انتخاب یک پایان بندی مناسب دارید.

۱. انتخاب یک پایان بندی

پایان بندی نامه همانند انتخاب نوع سلام و احوالپرسی بسیار مهم است. برای این منظور استفاده از عباراتی چون Yours sincerely یا Sincerely بسیار مطمئن و رایج است. همچنین می توانید از

Cordially

Respectfully

Regards

Yours Truly

استفاده نمایید. و در مواردی که موقعیت کم تر رسمی است می توانید از

All the best

Best wishes

Warm regards

Thank you

بهره بگیرید. استفاده از کاما بعد از پایان بندی ضروری است.

۲. نامه را امضا نمایید

حدود چهار خط را برای امضا نامه اختصاص دهید و بعد از اینکه نامه را پرینت گرفتید امضا نمایید و یا اگر آن را از طریق ایمیل ارسال می کنید از امضا خود یک اسکن گرفته و به نامه اضافه نمایید. معمولا بهتر است رنگ جوهر سیاه و یا آبی باشد. در صورتی که نامه ای را از طرف شخص دیگری امضا می کنید قبل از امضا از عبارت pp: استفاده نمایید. این عبارت مخفف per procurationem است که معنی By agency یا on behalf of را می دهد.

۳. اطلاعات اسم و راه ارتباطی با خود را بنویسید

در پایین امضا اسم خود، شماره ارتباطی، آدرس ایمیل و اطلاعات دیگر برای ارتباط با خود را بنویسید. هر کدام از اطلاعات را در یک خط تایپ نمایید.

۴. قرار دادن پیوست نامه به انگلیسی

در صورتی که در نامه نیاز به اشاره به سند و یا قراردادی باشد بعد از اطلاعات تماس می توانید به این اسناد اشاره کنید. به عنوان مثال

Enclosure (2): resume, brochure

همچنین می توانید از مخفف آن به صورت Encl یا Enc استفاده نمایید.

۵. اضافه کردن نام گیرنده های دیگر برای دریافت نامه

اگر می خواهید نامه نوشته شده را برای افرادی دیگر نیز ارسال نمایید، نیاز است اسامی آن ها را در نامه بنویسید. این قسمت با cc: آغاز می شود و بعد از قسمت ضمیمه می آید و مخفف کلمه courtesy copy است. به عنوان مثال داریم:

cc: Mary Smith, Vice President of Marketing

در پایان نیز قبل از ارسال نامه حتما نامه را کامل خوانده و ویرایش نمایید تا غلط املایی در آن نداشته باشد و از محتوا و اطلاعات آن مطمئن شوید.

طریقه نوشتن نامه اداری و رسمی

در اینجا به صورت موضوعی به شما طرز نوشتن نامه نشان داده شده و همچنین ترتیب نوشتن یک نامه رسمی به انگلیسی آورده شده است.

[Your Name]

[اسم شما]

[Your Address]

[نشانی شما]

[Your email address]

[آدرس ایمیل شما]

[Your phone number]

[شماره تلفن شما]

[Date]

[تاریخ]

[Recipient’s Name]

[نام گیرنده]

[Recipient’s Title and Position if applicable]

[عنوان و موقعیت گیرنده در صورت وجود]

[Recipient’s Company if applicable]

[شرکت گیرنده در صورت وجود]

[Recipient’s Address]

[آدرس گیرنده]

Dear [Recipient’s Name],

عزیز [نام گیرنده]،

[Opening paragraph: Introduce yourself and state the purpose of your letter. Provide any relevant background information or necessary context.]

[بند آغازین: خود را معرفی کنید و هدف نامه خود را بیان کنید. هرگونه اطلاعات پس زمینه مرتبط یا زمینه لازم را ارائه دهید.]

[Body paragraphs: Use topic sentences to introduce the main ideas of your letter. Elaborate on additional details relevant to your purpose for writing.]

[بندهای بدنه: از جملات موضوعی برای معرفی ایده های اصلی نامه خود استفاده کنید. در مورد جزئیات بیشتر مرتبط با هدف خود از نوشتن نامه توضیح دهید.]

[Closing paragraph: Summarize the key points, express appreciation or interest, and directly state any desired follow-up actions.]

[بند پایانی: نکات کلیدی را خلاصه کنید، قدردانی یا علاقه خود را ابراز کنید و مستقیماً هرگونه اقدام بعدی مورد نظر را بیان کنید.]

Sincerely,

[Your Printed Name]

[نام چاپی شما]

[Your Typed Signature]

[امضای تایپ شده شما]

نمونه نامه اداری به انگلیسی

با توجه به مطالب گفته شده برای درک بهتر یک نمونه نامه اداری به انگلیسی برای شما آورده شده تا بتوانید با آموزش نامه نگاری انگلیسی و نمونه ایمیل رسمی انگلیسی بیشتر و بهتر آشنا شوید.

John Smith Sales Manager AcmeCo 123 Business Rd. Business City, CA 12345 555-555-4567 john.smith@acmeco.com March 11, 2024

Samantha Green Procurement Officer InnovateTech Solutions 456 Industry St. Market Town, MT 67890

Dear Ms. Green,

I hope this letter finds you well. My name is John Smith, and I am the Sales Manager at AcmeCo, a leading provider of innovative solutions designed to enhance operational efficiency and drive business growth. At AcmeCo, we pride ourselves on delivering high-quality products and services tailored to meet the unique needs of our clients.

I am reaching out to introduce you to our latest product offering, the AcmeCo Efficiency Booster. This solution has been specifically developed to address common challenges faced by tech businesses. It offers a range of features designed to optimize workflows, reduce operational costs, and improve overall productivity.

Many of our clients have already seen significant benefits from implementing the AcmeCo Efficiency Booster, reporting an average increase in productivity of 25% within the first three months of use. We believe that InnovateTech Solutions could experience similar, if not greater, improvements by integrating our solution into your operations.

We are confident in the value that the AcmeCo Efficiency Booster can bring to your organization and would be delighted to provide you with a comprehensive demonstration at your convenience. Additionally, we are offering an exclusive introductory discount to new clients interested in exploring the potential of our product.

Please feel free to contact me directly at 555-555-4567 or via email at john.smith@acmeco.com to schedule a demonstration or to discuss how AcmeCo can contribute to the success of InnovateTech Solutions. We are looking forward to the opportunity to partner with you and support your company’s growth objectives.

Thank you for considering AcmeCo as your partner in achieving operational excellence. We are excited about the prospect of working together and are committed to providing you with the best possible service and support.