نوشتن ایمیل به انگلیسی به همراه کلمات و اصطلاحات متداول

نوشتن ایمیل به انگلیسی به همراه کلمات و اصطلاحات متداول

ایمیل ها برای دهه ها اهمیت زیادی در فضای اینترنت داشته اند، زیرا اکثر مردم تقریبا هر روز ایمیل می خوانند و ارسال می کنند.

این دلیل است که بتوانید یک ایمیل قوی و واضح به زبان انگلیسی بنویسید، علاوه بر این، مهارت بسیار مهمی نیز است. می تواند به شما کمک کند شغل یا دوست پیدا کنید، وارد دانشگاه شوید و خیلی چیزهای دیگر.

اگر اولین باری است که ایمیلی به زبان انگلیسی می نویسید، این راهنما می تواند به خوبی به شما کمک کند، اما اگر نه، برای نکات مفید در مورد ایمیل نویسی و فرهنگ ایمیل (بایدها و نبایدها) به نکاتی اشاره شده است که برای تان مفید خواهد بود.

نکات کلی برای نحوه نوشتن ایمیل به زبان انگلیسی

اول مطمئن باشید نوشتن ایمیل ضروری است

مانند بسیاری از نکات نوشتن ایمیل در این بخش، این ممکن است بدیهی به نظر برسد. اما گاهی اوقات چیزهای بدیهی را فراموش می کنیم.

بنابراین از خود بپرسید: “آیا راه بهتر یا سریعتری در مورد این وضعیت وجود دارد؟” بسیاری از مردم روزانه ده ها یا حتی صدها ایمیل دریافت می کنند، بنابراین مطمئن شوید که ایمیل سریع ترین، واضح ترین و کارآمدترین راه برای برقراری ارتباط در شرایط شماست.

به عنوان مثال، اگر برای یک همکار یا دوستی که اغلب می بینید ایمیل می نویسید، احتمالاً می توانید فقط با او صحبت کنید. یا می توانید پیامک ارسال کنید یا با تلفن تماس بگیرید.

اگر تصمیم گرفته اید که ایمیل بهترین گزینه است، قبل از اینکه روی «ارسال» کلیک کنید، نکات زیر را بررسی کنید.

 

از آدرس های ایمیل شخصی و تجاری جداگانه استفاده کنید

این ممکن است برای همه صدق نکند، اما اگر بتوانید این کار را انجام دهید، می تواند از بسیاری جهات به شما کمک کند. بسیاری از مشاغل به طور خودکار یک آدرس ایمیل به شما می دهند که باید از آن استفاده کنید. اگر اینطور باشد، مشکل حل شده است. از آدرس ایمیل کسب و کار برای کار و از آدرس ایمیل شخصی خود برای ایمیل های شخصی استفاده کنید.

اگر یک آدرس ایمیل تجاری دارید، می تواند شما را حرفه ای تر نشان دهد. اگر در حال نوشتن یک ایمیل رسمی هستید، خوب است که از این ایمیل استفاده کنید. اما اگر برای یک دوست می نویسید، ممکن است چندان خوب نباشد. بنابراین به همین دلیل است که داشتن دو آدرس ایمیل می تواند مفید باشد.

همچنین، اگر حساب های جداگانه ای داشته باشید، می تواند به شما در ایجاد تعادل بین زندگی شخصی و حرفه ای کمک کند.

 

واضح، مختصر و مودب باشید

همانطور که گفته شد افراد زیادی هر روز ایمیل های زیادی دریافت می کنند. اگر ایمیل شما گیج کننده یا واقعا طولانی است، ممکن است گیرنده فورا پاسخ ندهد. در نهایت ممکن است فراموش کنند که پاسخ دهند یا حتی آن را حذف کنند. پس حتما سریع به اصل مطلب برسید، اما نه به شکلی بی ادبانه.

با یک ایمیل مشابه یک مقاله رفتار کنید، فقط بسیار کوتاه تر و احتمالاً نتایج خوبی خواهید داشت. در یک انشا باید موضوع را معرفی کنید، نکات مختلف را توضیح دهید و سپس موضوع را نتیجه گیری کنید.

 

وقتی عصبانی هستید ایمیل ننویسید

وقتی از چیزی ناامید یا عصبانی هستید، نوشتن یک ایمیل برای رها شدن از احساسات تان می تواند بسیار وسوسه انگیز باشد، اما ارزشش را ندارد.

اگر عصبانی هستید، قبل از نوشتن ایمیل خود صبر کنید تا آرام شوید. بهتر است یک روز صبر کنید تا اینکه شغل خود را از دست بدهید یا دوستی را ناراحت کنید، زیرا وقتی عصبانی هستید ممکن است حرف های احمقانه ای بزنید که اوضاع را خراب تر کند.

 

از جملات کوتاه استفاده کنید

جملات کوتاه بنویسید. اگر جملات کوتاه و واضح بنویسید این تکنیک در انگلیسی بسیار موثر است. برخی از نویسندگان، مانند ارنست همینگوی، برای انجام این کار مشهور هستند. (حتی یک ابزار آنلاین به نام برنامه Hemingway وجود دارد که می تواند به شما کمک کند بیشتر شبیه او بنویسید!)

اگر خیلی راحت به زبان انگلیسی می نویسید، می توانید از جملات طولانی و پیچیده تر استفاده کنید. اما به صورتی نباشد که مخاطب از خواندن ایمیل شما منصرف شود.

 

از Forward ایمیل و replay all کردن ایمیل ها خودداری کنید

گزینه “Forward” در ایمیل یک نعمت (یک چیز خوب) و یک نفرین (یک چیز بد) است. انتقال سریع اطلاعات مهم به یک فرد جدید می تواند خوب باشد. با این حال، اگر به درستی از آن استفاده نشود، می تواند برای گیرنده نیز آزاردهنده باشد. (همین مورد در مورد گزینه «replay all » نیز صادق است.)

اگر نیاز به فوروارد ایمیل دارید، به دقت بررسی کنید که چه اطلاعاتی را فوروارد می کنید. در برخی موارد، ممکن است اطلاعات شخصی، محرمانه یا صرفاً بیش از حد (غیر ضروری) باشد. اگر چنین است، آن قسمت ها را جدا کنید.

همچنین، برخی از برنامه ‌های ایمیل، ایمیل‌ هایی را که با «Fwd» در ابتدای خط موضوع مشخص شده ‌اند فیلتر می ‌کنند و حتی ممکن است آن‌ ها را در قسمت Spam قرار دهند یا از تحویل آن ‌ها امتناع کنند.

و اگر روی «replay all » کلیک کنید، به تمام گیرندگانی که ایمیل شما را دریافت می ‌کنند دقت کنید. برخی از افراد ممکن است نیازی به دیدن پیام شما نداشته باشند. دریافت ایمیل ‌هایی در مورد موضوعاتی که به شما مرتبط نیستند خسته ‌کننده است.

 

از یک اصلاح کننده املایی استفاده کنید

اکثر برنامه های ایمیل این گزینه را دارند، بنابراین قبل از ارسال ایمیل حتما از آن استفاده کنید. یا اگر برنامه ایمیل شما بررسی املای انگلیسی را ارائه نمی دهد، می توانید پسوندی مانند Grammarly را به مرورگر خود اضافه کنید و هر زمان که چیزی می نویسید از آن استفاده کنید.

برای دریافت دقیق‌ترین نسخه Grammarly، باید مطمئن شوید که Grammarly Premium را دارید، که موارد پیشرفته ‌تر انگلیسی را برجسته و اصلاح می ‌کند.

 

قبل از ارسال ایمیل خود را شخصا بخوانید

سعی کنید متن ایمیل خود را با صدای بلند بخوانید. اول از همه، این به شما کمک می کند تا روی تلفظ خود کار کنید، که همیشه خوب است. دوم، می تواند به شما کمک کند اشتباهات گرامر را ببینید و بشنوید.

همچنین به شما کمک می کند تا بفهمید ایمیل شما چگونه است. اگر برای خواندن با صدای بلند خیلی طولانی یا پیچیده است، احتمالاً باید آن را کوتاه‌ تر و واضح ‌تر کنید.

 

نکاتی برای نوشتن ایمیل به زبان انگلیسی با ساختاری قوی

بعد از اینکه نکات کلی نوشتن ایمیل در بخش قبل را توضیح دادیم، باید در واقع ایمیل را بنویسید. چگونه اون کار را انجام می دهی؟

ساختار و قالب خاصی برای نوشتن ایمیل به زبان انگلیسی وجود دارد که در نکات زیر نشان داده شده است.

 

۱. خط موضوع را مشخص کنید

تعجب آور است که بسیاری از افراد این کار را انجام نمی دهند. و به موضوع ایمیل به خوبی اشاره نمی کنند.

برای مثال، فقط کلمه «سوال» ننویسید. درعوض، دقیق‌ تر باشید، مانند «سوال درباره زمان‌ بندی برای جلسه جمعه». به این ترتیب، حتی قبل از باز کردن ایمیل شما، گیرنده بلافاصله می‌داند ایمیل درباره چیست.

 

۲. با یک سلام مناسب شروع کنید

مودبانه‌ترین کار این است که با نوعی احوالپرسی ایمیل را شروع کنید. اگر شخص را به خوبی می شناسید و این یک ایمیل غیررسمی است، می توانید فقط بگویید «Hey [First Name]».

همچنین می‌توانید از «Hi [First Name] یا «Hello [First Name]» استفاده کنید تا کمی معمولی نباشید.

اگر نام شخص را نمی‌دانید (مثلاً اگر برای خدمات مشتری نامه می‌نویسید)، می‌توانید از « To Whom It May Concern» استفاده کنید.

توجه داشته باشید که پس از احوالپرسی، عموماً باید از کاما استفاده کنید. به گفته بسیاری از سایت‌ ها مانند Business Writing، شما باید در ایمیل ‌ها و نامه ‌های شخصی بعد از احوالپرسی از کاما استفاده کنید و در ایمیل‌ ها یا نامه ‌های رسمی یا تجاری، بعد از احوالپرسی از علامت دونقطه استفاده کنید. اما در واقعیت، اگر نتوانید این قانون را به خاطر بسپارید، کاما همیشه خوب خواهد بود.

 

۳. به علائم نگارشی توجه کنید

هر جمله را با حرف بزرگ شروع کنید. حتماً در پایان هر جمله نقطه یا سایر علائم نگارشی مناسب قرار دهید. این یک جزئیات کوچک است، اما واقعا می تواند به ایجاد یک تاثیر مثبت کمک کند.

 

۴. در نظر بگیرید که کجا باید “small talk” را مطرح کنید

اگر شخصی را که برایش ایمیل می ‌نویسید را می شناسید، ممکن است بخواهید کمی باهاش خوش و بش small tall داشته باشید. این می تواند چیزی مانند پرسیدن در مورد خانواده فرد، یک دوست مشترک یا یک فعالیت مشترک باشد. اما کجا و چگونه می توان این را گنجاند؟

من شخصاً ترجیح می‌دهم این اطلاعات را بعد از بخش «تجاری» ایمیل اضافه کنم. اگر درخواست لطفی دارم، ترجیح می‌دهم اول بپرسم و بعد خوش و بش کنم.

ممکن است افراد یا فرهنگ ‌های دیگر ترجیح دهند ابتدا خوش و بش کنند، بنابراین اگر شخصیت خواننده را به خوبی می‌ شناسید، ممکن است بخواهید آن را تغییر دهید.

 

۵. پایان بندی ایمیل را در ذهن داشته باشید

هنگام نوشتن، روی هدف ایمیل خود تمرکز کنید. اگر سوالی می ‌پرسید، این باید تمرکز اصلی ایمیل شما باشد. اگر به لطف نیاز دارید، باید کاملاً مشخص باشد که به چه لطفی نیاز دارید و دقیقاً چگونه خواننده می تواند به شما کمک کند.

تصور کنید که شما گیرنده هستید: آیا بلافاصله متوجه می شوید که در پاسخ به ایمیل چه کاری باید انجام دهید؟

 

۶. بین پاراگراف ها فاصله بگذارید

اگر این کار را انجام ندهید، در نهایت با یک بلوک متنی غول پیکر مواجه خواهید شد. کافیست بین پاراگراف ها دو بار کلید “Return/Enter” را بزنید. خواندن آن بسیار ساده تر است.

 

۷. از یک پایان بندی مناسب استفاده کنید

حتما به پایان بندی ایمیل تان توجه نمایید و یک پایان بندی مناسب را اعمال نمایید. به عنوان مثال اگر به رئیس خود می نویسید، ایمیلی را با «Love, Ryan» امضا نکنید.

به طور مشابه، اگر به مادربزرگ خود می نویسید تا از او برای هدیه تولدی که به شما داده است تشکر کنید، آن را با ” Sincerely, Ryan Sitzman” امضا نکنید.

 

ایمیل های شخصی: معرفی خود برای اولین بار

بسیاری از مردم هنوز ایمیل ‌های تجاری رسمی می ‌نویسند، اما این روزها دلایل زیادی برای نوشتن ایمیل‌های شخصی وجود ندارد. بسیاری از ارتباطات ما از طریق چت آنلاین، برنامه ها، متن ها یا روش های دیگر است. اما هنوز شرایطی وجود دارد که یک دانشجو ممکن است نیاز به نوشتن یک ایمیل شخصی به زبان انگلیسی داشته باشد.

 

قوانین عمومی برای ایمیل های شخصی به زبان انگلیسی:

ادب: شما نیازی به استفاده از زبان رسمی ندارید، اما می خواهید مودب و دوستانه به نظر برسید. به همین دلیل، اگر درخواستی دارید، حتما مودبانه آن را مطرح کنید.

به‌جای گفتن «Write me back»، مثلاً، چیزی مانند « If you have a chance, I’d love to hear back from you » یا حتی « Please write back when you have a chance» را امتحان کنید.

احوالپرسی: برای احوالپرسی، استفاده از  Dear [First Name] رایج است.

پایان بندی: برای خداحافظی، از چیزی مانند ” Thanks”  See you soon” یا حتی یک جمله کوتاه مانند ” I’m really looking forward to meeting you in person” حتماً نام خود را بنویسید، حتی اگر در امضای شما باشد.

 

نمونه ای از ایمیل شخصی:

برای این مثال، اجازه دهید تصور کنید که قصد دارید به ایالات متحده، کانادا یا یک کشور انگلیسی زبان دیگر سفر کنید. وقتی به آنجا رسیدید، با یک خانواده میزبان خواهید ماند. بنابراین شما باید قبل از ملاقات حضوری خود را معرفی کنید.

این چیزی است که ممکن است ارسال کنید:

,Dear Smith Family

Hello, my name is John. I received a confirmation letter from the exchange organization today. It said I’ll be staying with you for two months later this year. I wanted to introduce myself so you can know a bit more about me.

I’m 18 years old. I like listening to rock music, playing basketball and reading comic books. I will graduate from high school later this year, and I hope to go to college next year. I’ve never traveled outside of my country, so meeting you and visiting your country will be an exciting, new experience for me

.I’d also like to know more about you, so if you have a chance, please write back at this email address. If you have any questions for me, I’d be happy to answer them

!Thanks again for agreeing to host me—I’m very excited to meet you in person

John

ایمیل های نیمه رسمی: نوشتن برای درخواست قرار ملاقات یا جلسه

این یک نوع ایمیل بسیار رایج است، به خصوص اگر دانشجوی هستید. ممکن است لازم باشد به معلم خود نامه بنویسید تا با او ملاقاتی داشته باشید.

 

قوانین کلی برای ایمیل های نیمه رسمی به زبان انگلیسی:

اندازه ایمیل: باز هم، آن را کوتاه نگه دارید. ممکن است مجبور شوید چند ایمیل رد و بدل کنید. پس آنها را کوتاه و واضح بیان کنید.

احترام: به یاد داشته باشید که از گیرنده درخواست لطف می کنید، پس محترمانه رفتار کنید و مطالبه گر نباشید.

احوالپرسی: از احوالپرسی رسمی یا نیمه رسمی استفاده کنید. همچنان می‌توانید از «_____ Dear » استفاده کنید، اما به جای درج نام گیرنده، از عنوان (Mr., Mrs., Ms., Dr., Prof. و غیره) و نام خانوادگی او استفاده کنید.

پایان بندی: بسته به هدف، احتمالاً می‌توانید از خداحافظی نیمه رسمی مانند «Thanks»، «Hope to hear from you soon» یا «Thanks in advance» استفاده کنید. اگر شخصی است که قبلاً شخصاً با او صحبت کرده اید، می توانید از چیزی کمتر رسمی استفاده کنید، مانند «Have a great weekend».

 

نمونه ای از ایمیل نیمه رسمی:

,Dear Professor Smith

I really enjoyed your Introduction to Writing Course, and I was interested in continuing by taking the Advanced Writing Course next semester. I’d like to meet with you to ask a few questions about the course, and also to get more information about the scholarship for international students

,Would it be possible to meet with you at your office sometime next week? I’m available during your regular office hours on Monday and Wednesday (2-5 p.m.)

but if you’re busy on those days, I could also meet any time on Tuesday or on Friday afternoon. Please let me know what day and time would work best for you

Thanks very much for your time and help

John Johnson

قوانین نوشتن ایمیل های رسمی به زبان انگلیسی

ایمیل های رسمی معمولا از سه بخش تشکیل می شوند:

مقدمه

بدنه متن

نتیجه

 

۱. مقدمه

بسته به نوع رابطه ای که با شخصی که برایش نامه می نویسید، راه های مختلفی برای شروع ایمیل وجود دارد، اما هر ایمیلی همیشه باید با یک تبریک شروع شود. در مورد خاص ما که رسمی است، مناسب ترین گزینه ها عبارتند از:

Dear Mr/Mrs/Ms (surname of the recipient, e.g. Mr Black)

Dear Sir/Madam

اگر اسم گیرنده را نمی دانید از این عبارت نیز می توانید استفاده کنید

To whom it may concern

پس از سلام اولیه، به یک جمله مقدماتی نیاز دارید که دلیل نوشتن را به وضوح نشان دهد و با موضوع ایمیل مطابقت داشته باشد. به طور مختصر خود را معرفی کنید (متن های طولانی اغلب مردم را از خواندن آنها منصرف می کنند)، سپس ادامه دهید:

I am writing with regard to… (email subject)

من در حال نوشتن با توجه به … (موضوع ایمیل)

I am writing in connection with… (email subject)

من در رابطه با … می نویسم (موضوع ایمیل)

I am writing in reference to…

با اشاره به…

اگر در حال نوشتن یک ایمیل برای ارسال اطلاعات هستید، می توانید با یکی از جملات زیر شروع کنید:

…I am writing to let you know

اگر می خواهید خبر خوبی بدهید:

…I am delighted to tell you

اگر می خواهید خبر بدی بدهید:

…I regret to inform you that

اگر در عوض به ایمیلی که دریافت کرده اید پاسخ می دهید، می توانید بگویید:

…I am writing in response to

…I am writing in reply to

اگر نیاز به تشکر از فرد گیرنده ایمیل را دارید:

…I am writing to thank you for

 

۲. بدنه متن

هیچ فرمول متعارفی برای نوشتن متن وجود ندارد زیرا این فرمول با توجه به عملکرد چیزی که برای برقراری ارتباط نیاز دارید متفاوت است. تهیه پیش نویس اولیه و سپس انجام هرگونه اصلاح مفید است.

قوانین کلی این است که متن باید به پاراگراف های کوتاهی تقسیم شود که از اختصارات و کلمات اختصاری پرهیز شود، که می توانید از هر دوی آنها استفاده کنید، برعکس، زمانی که یک ایمیل غیررسمی برای خانواده و دوستان می نویسید.

بر اساس نوع پیامی که ارسال می کنید، روش های مختلفی برای نوشتن دعوت نامه نهایی قبل از پایان ایمیل وجود دارد، مانند:

I look forward to hearing from you soon

من مشتاقانه منتظر شنیدن نظر شما هستم

Thank you in advance

پیشاپیش از شما متشکرم

For further information, please do not hesitate to contact me

برای اطلاعات بیشتر، لطفا با من تماس بگیرید

Please let me know if you have any questions

لطفا اگر سوالی دارید به من اطلاع دهید

Thanks for your attention

از توجه شما ممنونم

 

۳. نتیجه

رایج ترین راه برای پایان دادن به ایمیل عبارتند از:

Best regards

Kind regards

اگر ایمیل را با Dear Sir / Madam شروع کردید به دلیل اینکه اسم گیرنده ایمیل را نمی دانستید:

Yours faithfully

اگر ایمیل را با Dear Mr / Mrs / Ms + last name شروع کردید:

Yours sincerely

Regards

 

نمونه هایی از ایمیل های رسمی به زبان انگلیسی

بیایید ببینیم که همه اینها در عمل چگونه کار می کنند.

مثال 1: تاخیر در تحویل سفارش

Subject: Delivery delay

,Dear Mr Pascal

We regret to inform you that we will not be able to respect the deadline previously agreed for the delivery of your order. Our supplier has warned us today that they are experiencing supply problems, which will result in a delay in our production chain. We count on your understanding and thank you for your patience

.Please accept our apologies

,Best regards

مثال 2: پاسخ دادن به یک آگهی استخدام

Subject: Web Content Editor position

,Dear Sir/Madam

.With reference to your job ad in xxx, I would like to submit my application for the position of Web Content Editor in your company

I graduated in Communication Sciences at the University of xxx and worked for several years in a Digital Agency as Content Specialist. I believe my skills and experience are in line. with the requirements for the job position. I will be glad to introduce myself in an interview, that will allow you to better evaluate my possible recruitment

.Please find attached a copy of my resume. I look forward to hearing from you

,Yours faithfully

مثال 3: ارسال کاتالوگ محصول

Subject: New product catalogue

,Dear Ms.Chapman

Following your request, we have recently sent you our new catalogue. We are convinced that it will enable you to see the quality of our products. Our local agent will contact you soon to arrange a meeting on a day and time that suits you in order to discuss in detail how our products can be of benefit to your company’s needs

.For further information, please do not hesitate to contact us

,Yours sincerely

 

 

بیشتر بخوانید:

همه چیز درباره علائم نگارشی انگلیسی

چگونه خود را به انگلیسی معرفی کنیم؟

آموزش اصول نوشتن نامه اداری به زبان انگلیسی (Business Letter)